Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Avtaleplanlegger
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og strukturert avtaleplanlegger som kan håndtere og koordinere avtaler på en effektiv og profesjonell måte. Som avtaleplanlegger vil du være en nøkkelperson i organisasjonen, med ansvar for å sikre at møter, konsultasjoner og andre avtaler blir planlagt og gjennomført uten problemer. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger og eksterne parter for å optimalisere tidsbruk og ressurser. Stillingen krever god kommunikasjonsevne, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, og en proaktiv tilnærming til problemløsning. Vi verdsetter nøyaktighet, pålitelighet og en positiv holdning i arbeidet. Hvis du trives i et dynamisk miljø og ønsker å bidra til en smidig arbeidsflyt, er dette stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere møter og avtaler for ansatte og ledelse.
- Administrere kalender og sikre at tidsplaner overholdes.
- Kommunisere med interne og eksterne parter for å bekrefte avtaler.
- Oppdatere og vedlikeholde avtaledatabaser og systemer.
- Håndtere endringer og avbestillinger på en effektiv måte.
- Sikre at nødvendige ressurser og lokaler er tilgjengelige for møter.
- Forberede og distribuere møteinnkallinger og relevant dokumentasjon.
- Følge opp på avtaler og sikre at oppgaver blir utført i henhold til tidsplan.
- Bidra til kontinuerlig forbedring av planleggingsprosesser.
- Håndtere sensitive opplysninger med konfidensialitet.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med kalender- og avtaleadministrasjon.
- Gode kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig.
- Beherske digitale verktøy som kalenderprogrammer og e-post.
- Evne til å arbeide selvstendig og prioritere oppgaver effektivt.
- Nøyaktig og detaljorientert med god organisasjonsevne.
- Fleksibel og løsningsorientert i møte med utfordringer.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig under tidspress.
- God forståelse for konfidensialitet og personvern.
- Erfaring fra administrativt arbeid er en fordel.
- Beherske norsk flytende, både skriftlig og muntlig.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du en situasjon hvor to viktige møter kolliderer i kalenderen?
- Kan du beskrive din erfaring med digitale kalenderverktøy?
- Hvordan sikrer du at alle involverte parter får nødvendig informasjon om en avtale?
- Hva gjør du for å holde deg organisert når du har mange avtaler å administrere?
- Hvordan håndterer du endringer eller avbestillinger i siste liten?
- Kan du gi et eksempel på en utfordring du har møtt i planlegging og hvordan du løste den?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har flere viktige avtaler samtidig?
- Hva mener du er viktig for å opprettholde god kommunikasjon i planleggingsprosessen?
